そうじゃないだろう・Access編



実はAccessを使いはじめてから、トータルでもまだ一年経っていない。

でも、最初にAccessを教えてくれたSVがとても頭の良い人だったので、今はAccessが一番得意になった。

彼女いわく。Accessに限らず、データの入っているアプリケーションは会社の財産。だから、会社では誰でもが使えるように分かりやすいものにすること。でも、大事なデータの倉庫のようなものだから、やたらとコピーしたり改造したりしてはいけない。

当たり前の事なんだけれど、とても納得できたのだ。


Accessは難しいという思い込みが、どこの会社でもかなり強いようだ。

だから、VBAがちょっと使えて小さいながらにちゃんと動くAccessを組めます、ということになれば、すごいねっ、他のMicrosoftのも全部大丈夫だねっ、みんな任せていいねっ、ということになる。

まあ、どこの社員もみんなOA系ソフトをばしばし使えます、ってことになると、大宮のような中途半端なオペレーターは失業するのだが。

それにしても、もうちょっと、なんとかならんか。みんな。


私はVBA派ではない。クエリを細かく積んでいって、必要があればクエリをテーブル化する。エクスポートの時にちょっとVBAを使ったりするけれど、アクションクエリまでVBAにしたりはしない。

何でか。

趣味で使っているならともかく、仕事で作っているのだ。作っている当人が説明できないデータベースは当人にしか使えない。そういうデータベースはないのと同じだ。いや、ないほうがいい。

オフィス内のPCのローカルで使うようなデータベースは、なるたけシンプルなものがいい。

自動でサーバーに繋がったり、フォームのボタンをクリックするだけでアクションクエリが走り回ったりする必要はない。

なのに、スキルの高い人は物凄く作り込む。どれが基本のデータなのか分からなくなるくらいにVBAもSQLも長くなる。

派遣にそういうのを見せられると「ああ難しい、自分にはできない」と思ってしまうのも無理はない。

けれど、本当は、そんな作った当人しか使えないようなデータベースは、作るべきではないし、作らせるべきではないのだ。

データの本来の管理者は、社員だ。派遣は社員が指示したデータを管理し、必要なら加工するが、データがどこにあるのか分からないようにしてしまってはいけない。

これがもし、倉庫だったらどうだろう。

商品の管理をまかされた派遣が、自分でも分からなくなるくらい複雑な梱包をして、倉庫に商品をしまい込んでしまった。

カッターやらハサミやらで梱包を解いて取り出そうとするうちに商品が破損してしまい、使い物にならなくなった。

これは誰のミスか。

もちろん、そんな変なことをする派遣も悪いが、管理できない社員もよくない。

データは、会社の財産なのだ。しかし、派遣は財産ではない。一時的に業務の一部をかたがわりさせているだけなのだ。

派遣には自分の仕事を説明する義務があるし、社員には説明させる義務がある。

そこがうまくいかないと、データは破損し、目減りし、最悪の場合は漏洩してしまう。


Accessは、データの倉庫だ。一番大事な機能はそこだ。

Accessを嫌いな人は、テーブルとかクエリとかフォームとかレポートとか、いっぺんに使いこなさなければいけないと思っているようだが、違うのだ。

テーブルは基本のデータが入っているところ。手でひとつひとつ入力することもできるし、他のファイルを持ってくることもある。いっぺんにインポートすることもできるけれど、実はコピーも簡単にできる。だいたい、インポートは失敗することが多いのだ。コピーした方が安全かも知れない。

で。

最初はクエリのことは忘れよう。フォームとかレポートもないことにしよう。

しばらくはテーブルだけでも結構いろいろできるのだ。

Access はExcelより収録できるデータの量が格段に多い。だから、テーブルを検索用に使う。慣れてしまうと、Excelよりも検索が楽なのだ。

あるいは、Excelデータの倉庫用にテーブルを使う。テーブルには名前だけでなく、詳細を書き込むことができる。Excelのインデックスよりたくさん書けるし、並び替えも簡単にできるから、管理が楽なのだ。

あるいは、データのプリントアウトにテーブルを使う。Excelより細かく綺麗に出る。と、大宮は思う。

で、ちょっと慣れてきたら、クエリでテーブルを小さく畳んでみたり、抽出してみたりすれば良い。

さらにもう少し慣れてきたら、テーブルをくっつけてみたりしてもいい。

そこまでできたら、もう十分だ。


肝心なのは、Accessを作ること、ではない。

どんなデータを使ってどんなデータまで絞り込むか、だ。

そして最終的に完成した書類を、どう業務に生かすか、だ。

書類作ってプリントアウトして、それで終わり、ではないのだ。

なんとかとハサミは使いよう。

でも、Accessはハサミ程度ではすまない。



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