そうじゃないだろう・Word編



諸般の事情により時々アルバイトをしている。

ひょんなことからPCオペレーターやらサポートやらをすることになった。あちこちとバイトしてみて、思った。

そうじゃないだろう。


ExcelはできるけどWordが苦手、という人がいる。Wordは使いにくい、という。

そんなはずないだろうと思ってよく見ていたら、タイピングが苦手、ということらしい。

Excelに長文を入力する方がよっぽど面倒だし、第一レイアウトがきれいじゃないと思うのだが、テキストボックスを張りつけて使うから、Excelの方がいいという。

んんんー。Wordだってコピーして検索置換すれば一発なのに。テキストボックス内は検索しにくいよ。

Excelの一枚一枚をシート、ひとまとめをブックというのだが、シートにはインデックスがついている。それを使えるから便利だという。

んんんー。だからってひとつのブックに百枚くらいシートがついているの、使いやすいかなあ。

Wordは表を作りにくいから。

んんんー。びっくりするくらい簡単に作れるけどなあ。

真直ぐに書けないから。

んんんんー。斜めに書く方が難しい。

どう考えても、Wordで作った書類の方が美しい。というか、Wordが勝手にきれいにしてくれるのだ。汚く作る方が難しいのだ。

マニュアルを作る時。確かにページ数が少ない時はExcelの方が早いかもしれない。インデックスがあるから、目的のページをすぐ見つけられる。

だが、20ページを越えたあたりでおかしくなる。15と17。内容も似ている。どこまでできたっけ。インデックスの色は変えたけど、これはできあがったら変えるんだっけ、途中だったら変えるんだっけ、どっちだっけ。

人間が最も苦手とするのは、覚えることよりむしろ、忘れなければいけないことをきれいに忘れること、なのだそうな。

たとえばカフェの注文。3番テーブルのお客の注文、カフェラテ。5番テーブル、カプチーノ。3番テーブルのお客は帰った。6番はペパロニ。1番はモカ。3番テーブルはティーソーダ。5番テーブル拭いて。この時、カフェラテのことはきれいに忘れていなければならない。

だーーっと横に連なるインデックス。正確に覚えていられるわけがないし、必要もない。

Wordでファイルを作り、題名と番号をつける。フォルダを作って、章や節ごとにまとめればいい。50ページを越えるものなら、インデックスを作ってプリントアウトしておくのもいいかも。


Wordは印刷も得意だ。

Excelと組み合わせるといろんなタイプの印刷ができる。年賀状もタックシールも、差し込み印刷機能を使えば簡単。

Excelをデータベースにして、Wordで版を作るのだ。一度版ができたら、参照するExcelを入れ替えていけばいい。

Accessで作ることもできるけれど、なんだか窮屈な感じになるし、実はAccessは印刷やグラフはあまり得意ではない。

Accessにはデータベースという別の仕事がある。だから、あまり酷使しないで欲しい。壊れちゃうから。実は、住所録のような長い文字データも得意じゃないのだ。日本語はアルファベットの2倍のデータを必要とする。ちょっとした住所録も、すぐに重くなる。

Accessで扱うのは、短いデータの集まり。

重い日本語はExcelに出してWordで版を作った方が管理しやすいし、結局仕事が早い。



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